Cara rekod dan jejak deposit penyewa dengan betul

Kenapa deposit perlu lejar berasingan daripada sewa?

Deposit perlu lejar berasingan kerana ia bukan pendapatan anda. Ia wang penyewa yang anda pegang sehingga tenancy tamat dan unit diperiksa. Kalau anda masukkan deposit ke dalam rekod sewa bulanan, angka kutipan nampak lebih tinggi daripada hakikat, dan anda sukar menjawab bila penyewa bertanya berapa baki deposit mereka.

Di Malaysia tiada Residential Tenancy Act yang berkuat kuasa. Pertikaian deposit diselesaikan melalui undang undang kontrak am dan perjanjian sewa itu sendiri, dan tuntutan melalui mahkamah sivil. Maksudnya, anda yang perlu membuktikan apa yang diterima, apa yang ditolak dan kenapa. Rekod yang kemas ialah satu satunya pertahanan anda.

Tiga masalah biasa bila deposit tidak diasingkan:

• Anda tidak ingat sama ada deposit utiliti sudah dibayar penuh.
• Potongan untuk bil atau kerosakan tidak ada kertas sokongan.
• Penyewa menuntut baki, dan anda tidak boleh tunjuk kiraan langkah demi langkah.

Berapa deposit yang biasa dikutip dan apa yang perlu dicatat?

Mengikut kebiasaan, bukan undang undang, deposit ialah dua bulan sewa campur setengah bulan untuk utiliti. Pada sewa RM 1,500 sebulan, dua bulan ialah RM 3,000 dan setengah bulan untuk utiliti ialah RM 750, jadi RM 3,750 dikutip di awal. Pecahkan dua bahagian itu dalam rekod, kerana kegunaannya berbeza.

Catat perkara ini pada hari anda menerima wang:

1. Nama penyewa dan unit.
2. Jumlah deposit sewa dan jumlah deposit utiliti, asing asing.
3. Tarikh terima, kaedah bayaran dan nombor rujukan.
4. Tarikh mula dan tarikh tamat tempoh sewa.
5. Salinan resit yang diberi kepada penyewa.

Kalau penyewa bayar melalui pindahan bank, simpan rujukan itu. Jangan hanya tulis 'sudah bayar'. Anda boleh baca cara merekod bayaran manual dalam panduan rekod bayaran manual.

Bagaimana mengira baki deposit bila penyewa keluar?

Baki deposit ialah deposit yang diterima, tolak potongan yang ada bukti. Mengikut kebiasaan, deposit dipulangkan atau dijelaskan dalam masa 14 hari selepas penyewa keluar. Sediakan kiraan bertulis dan hantar bersama bayaran balik.

Contoh kiraan penuh. Sewa RM 1,500 sebulan, deposit diterima RM 3,750. Semasa keluar, bil utiliti terakhir yang belum dijelaskan ialah RM 250 dan kerosakan kecil yang dibaiki ialah RM 150.

• Deposit diterima: RM 3,750.
• Potongan utiliti: RM 250.
• Potongan kerosakan: RM 150.
• Jumlah potongan: RM 250 campur RM 150, iaitu RM 400.
• Baki dipulangkan: RM 3,750 tolak RM 400, iaitu RM 3,350.

Lampirkan bil utiliti dan resit atau invois pembaikan bersama kiraan itu. Untuk kerja lebih RM 500, minta sebut harga bertulis sebelum kerja bermula, supaya penyewa nampak potongan anda munasabah. Panduan lanjut ada dalam apa nak buat bila penyewa nak keluar.

Apa beza lejar berasingan dengan menyimpan semuanya dalam satu rekod?

Lejar berasingan memberi anda satu angka baki deposit yang boleh disemak bila bila masa, manakala rekod tercampur memaksa anda mencari di celah celah bayaran sewa. Perbezaan ini kelihatan kecil sehingga penyewa mempertikai potongan anda.

Kalau anda guna spreadsheet, buat satu helaian khas untuk deposit. Satu baris bagi setiap penyewa, dan satu lajur untuk setiap kemasukan atau potongan.

Apa yang perlu ada dalam perjanjian sewa tentang deposit?

Perjanjian sewa perlu menyatakan jumlah deposit, kegunaannya, syarat potongan dan tempoh pemulangan. Oleh sebab tiada Residential Tenancy Act, perjanjian itu rujukan utama dalam pertikaian. Rekod anda hanya kuat kalau ia selari dengan apa yang tertulis di situ.

Semak klausa ini sebelum tandatangan:

• Deposit sewa dan deposit utiliti dinyatakan berasingan.
• Senarai jenis potongan yang dibenarkan, seperti sewa tertunggak, bil utiliti dan kerosakan melebihi haus dan lusuh biasa.
• Tempoh pemulangan, contohnya 14 hari selepas penyewa keluar.
• Keperluan bukti, seperti bil dan sebut harga.

Ingat juga duti setem. Ia dikenakan atas sewa tahunan penuh, bukan atas deposit. Anda boleh anggarkan dengan kalkulator duti setem sewa. Perjanjian yang dijana daripada templat tetap perlu disemak oleh anda atau peguam anda.

Bagaimana menyambung rekod deposit dengan bil utiliti?

Sambungkan deposit utiliti dengan bil sebenar, supaya potongan RM 250 itu boleh dibuktikan dan bukan anggaran. Ambil bacaan meter semasa penyewa masuk dan semasa mereka keluar, dan simpan gambar keduanya.

Bila bil terakhir belum sampai, jangan pulangkan semua dan jangan tahan semua. Beritahu penyewa secara bertulis bahawa sebahagian deposit utiliti ditahan sehingga bil muncul, dan nyatakan tarikh anda akan menjelaskannya. Selepas bil dibayar, kemas kini lejar dan hantar baki.

Kalau unit dikongsi beberapa penyewa, pecahan bil juga perlu direkod. Bil RM 250 dibahagi tiga ialah kira kira RM 83.33 seorang. Anda boleh guna alat kira bil utiliti kongsi untuk kiraan itu. Lihat juga panduan utiliti, meter dan bil rumah.

Berapa lama rekod deposit perlu disimpan dan bagaimana dengan PDPA?

Simpan rekod deposit dan sewa selama 7 tahun, selaras dengan keperluan menyimpan rekod untuk LHDN. Pendapatan sewa diisytiharkan kepada LHDN selewat lewatnya 30 April tahun berikutnya, dan rekod yang lengkap memudahkan anda menjawab jika diminta.

Dokumen penyewa seperti salinan kad pengenalan pula dilindungi PDPA. Simpan hanya untuk tujuan ia dikumpul, iaitu mengurus tenancy, dan jangan kongsi dengan pihak lain. Bila rekod tidak lagi diperlukan, buang dengan selamat.

Senarai semak ringkas:

1. Resit deposit dan rujukan bayaran.
2. Perjanjian sewa yang ditandatangani.
3. Gambar dan senarai semak keadaan unit semasa masuk dan keluar.
4. Bil utiliti, sebut harga dan resit pembaikan.
5. Kiraan baki deposit dan bukti pemulangan.

Apa yang UrusPro lakukan untuk rekod deposit anda?

UrusPro menjejak deposit secara berasingan, kerana ia wang penyewa sehingga dipulangkan. Dalam ciri sewa jangka panjang, anda merekod penyewa dengan tempoh sewa, kadar dan deposit di satu tempat. Anda tidak perlu menyelongkar spreadsheet untuk mencari baki.

Bil bulanan dijana mengikut jadual, dan lejar sewa menunjukkan apa yang dibil, apa yang dikutip dan apa yang tertunggak. Jika anda perlu melaraskan sesuatu, nota kredit digunakan supaya bil asal tidak berubah selepas dihantar. Perjanjian penyewaan boleh dijana sebagai dokumen yang boleh dibaca dan dimuat turun.

UrusPro tidak memfailkan cukai untuk anda, tetapi ia menyimpan rekod yang anda perlukan untuk memfailkannya. Perjanjian dijana daripada templat, jadi semakan undang undang tetap tanggungjawab anda. Untuk bermula, ikuti panduan daftar penyewa dan bil bulanan, dan lihat bayaran dan resit untuk mengeluarkan resit deposit.